Onbelast feest vieren
Tips om de WKR in uw voordeel te laten werken
De laatste maand van het jaar staat traditiegetrouw in het teken van feest. Sinterklaas zit nog niet op de boot of de Kerstman en zijn rendieren maken hun entree en als we de kerstborrels en –diners achter de kiezen hebben, is het tijd voor oliebollen en champagne om het nieuwe jaar knallend in te luiden. Veel werkgevers doen in deze tijd iets extra’s voor hun personeel. Een kerstpakket, een diner, een extra personeelsfeest. Of misschien wel allemaal. Leuk en vaak ook bevorderend voor het teamgevoel. Maar door de invoering van de veelbesproken Werkkostenregeling (WKR) zal het vanaf 2015 heel wat lastiger worden voor werkgevers om hun werknemers te trakteren op cadeaus en feestjes, zonder dat ze zelf diep in de buidel moeten tasten. JIJ Organiseren geeft tips om een onbelast personeelsfeest te organiseren, ook binnen de nieuwe regeling. Want feestvieren, daar weten wij zelf ook alles van; JIJ Organiseren gaat haar eerste lustrum tegemoet en dat vraagt natuurlijk om feest.
De oude regeling
Om te berekenen of vervroegde invoering van de Werkkostenregeling in 2014 gunstig is, zult u het bedrag dat u in de vrije ruimte ter beschikking heeft, moeten uitrekenen. Maar eerst even terug naar het begin. Voorafgaand aan het nieuwe jaar kan elk bedrijf nog een keer de keuze maken voor behoud van de oude fiscale regeling óf de invoering van de WKR. Daarom zetten wij nog even kort uiteen wat de regelingen inhouden. In de oude - misschien voor u momenteel dus nog de huidige – situatie worden de vergoedingen/vrijstellingen die een werkgever zijn werknemers geeft als aparte aftrekposten opgevoerd. Zo geeft deze regeling de mogelijkheid onbelast een personeelsfeest te geven tot een bedrag van € 454,- per werknemer per jaar. Als de partners mee mogen komen, wordt dit bedrag vanzelfsprekend gehalveerd. Als het feest duurder uitvalt, wordt het meerdere belast. Ook bestaat er binnen de oude regeling de mogelijkheid om maaltijden tijdens het feest apart te specificeren. Op deze manier blijft er meer ruimte voor overige kosten van het feest. Om de kosten van een dure entertainer, artiest of dj wat te drukken, nodigt u derden uit, bijvoorbeeld goede zakenrelaties. Deze kosten mogen namelijk buiten de berekening blijven in de oude fiscale regeling.
WKR in een notendop
Maar dan die nieuwe regeling: de Werkkostenregeling. Daar hoort u regelmatig nieuwe berichten over, maar er wijzigt ook met regelmaat iets. Hoe zit het nou ook alweer? In 2011 voerde de Belastingdienst de WKR in. Sindsdien kunnen werkgevers er elk jaar voor kiezen de oude fiscale regeling te vervangen voor deze WKR. Na 2014 is de WKR geen optie meer, maar stelt de overheid de regeling verplicht. Vergoedingen die niet onder gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen, gelden binnen de WKR als eindheffingsloon (loonheffing die van de werkgever wordt geheven). Alle vergoedingen (geld) en vrijstellingen (loon in natura) aan werknemers komen daarmee op één grote hoop: het kerspakket, de fiets van de zaak, een kraamcadeau, een laptop, bedrijfsfitness en ook het personeelsuitje. Al deze zaken mogen in totaal niet meer dan 1,5% van de totale brutoloonsom (de 'vrije ruimte') bedragen. Alles daarboven wordt met 80% belast. Zo kan een feest of cadeau dat die 1,5%-marge overschrijdt dus een behoorlijk duur grapje worden.
Tips voor onbelaste personeelsfeestjes
Het mag duidelijk zijn dat een personeelsuitje de werkgever in de toekomst dus duur kan komen te staan. Zeker als het om uitjes ‘zonder toegevoegde waarde’ gaat. Maar gelukkig zijn er een aantal manieren om toch een personeelsuitje te organiseren zonder daar gelijk een flinke zak geld voor bij de fiscus te hoeven brengen. JIJ Organiseren zit dagelijks met de ‘neus in de feesten’ en deelt daarom haar beste tips met u. Op deze manier kunt ook u het maximale uit de WKR halen.
1. Organiseer teambuildingsactiviteiten
Bedrijven kunnen omzeilen dat een personeelsfeest binnen de vrije ruimte valt. Bijvoorbeeld door in plaats van personeelsuitje teambuildingstrainingen te organiseren en daarin, naast het trainingsaspect, een leuke activiteit te verwerken. Een trainer die opdrachten geeft of een component van kennisoverdracht wordt namelijk gezien als een meerwaarde. Dit maakt dat de kostenpost onder ‘cursussen en trainingen’ valt en voor werkgevers financieel dus een stuk interessanter is. JIJ Organiseren kan een activiteitenprogramma, gecombineerd met trainer, opstellen. Zo voldoet uw personeelsuitje volledig aan de eisen.
2. Vier het personeelsfeest in het bedrijf
Toch liever een traditioneel personeelsfeest met slingers en muziek in plaats van kennisoverdracht? Er zijn nog meer mogelijkheden om een personeelsfeest te organiseren, zonder dat het feest extra belast wordt. Er is maar een duidelijke voorwaarde: vier het feest op de bedrijfslocatie, waarvoor de werkgever arbeidsverantwoordelijk is. Als er geen eten wordt geserveerd (een borrelhap wordt daar in dit geval niet toe gerekend), houdt u het feest buiten de vrije ruimte. Een kantine, vergaderzaal, schuur of andere ruimte behorend tot het bedrijf kan bovendien prima worden omgetoverd tot sfeervolle feestruimte. Een dj of entertainer maakt het geheel af. JIJ Organiseren kan helpen, wij zijn gespecialiseerd in het organiseren van inhouse evenementen.
3. Richt een personeelsvereniging op
Een feest op een andere locatie met alles er op en er aan, dat kan ook. De beste tip die we dan kunnen geven is: zorg dat uw bedrijf een goede personeelsvereniging heeft. Als u nog helemaal geen personeelsvereniging heeft, richt deze dan op. Een personeelsvereniging wordt gezien als een zelfstandige organisatie, ook wel derdenfonds genoemd. Zo’n derdenfonds mag belastingvrije uitkeringen en/of verstrekkingen doen. Strikte voorwaarde is dat de personeelsvereniging wel onafhankelijk is. Vervolgens kan er per maand een klein bedrag worden ingehouden door de personeelsvereniging. De werkgever mag ditzelfde bedrag per werknemer inleggen. Voorbeeld: werknemers betalen iedere maand € 5,-. De werkgever betaalt voor iedere werknemer ook een bijdrage van € 5,-. Per jaar is er dus € 120,- per werknemer beschikbaar dat onbelast kan worden besteed aan personeelsuitjes.
Die €120 is misschien niet voldoende als u gewend bent grote knalfeesten te geven. In dat geval is er een mogelijkheid een hoger bedrag van elke werknemer in te houden (de werkgeversbijdrage verhoogt evenredig). Deze verhoging kan in de vrije ruimte vervolgens belastingvrij weer worden vergoed aan de werkgever, zodat de werknemer per saldo dus nog steeds € 5,- betaalt.
4. Vier een jubileum
Wij weten er zelf alles van: jubilea. Binnen de WKR geldt dat een jubileumfeest gelijk staat aan een regulier personeelsfeest. Bedrijven die een jubileumjaar tegemoet gaan kunnen dus volgens bovengenoemde tips een feest organiseren, zonder daarbij veel kosten te maken.
Zoals gezegd zijn wij zelf ook volop bezig met activiteiten voor ons naderende jubileumjaar. Ons vijfjarig bestaan willen we niet in stilte voorbij laten gaan en we hebben een aantal leuke activiteiten gepland staan. Want los van al die regelingen: een feest moet gewoon gevierd worden. En dus viert JIJ de 5!
