Een succesvol evenement organiseren doe je zo

JIJ organiseert talloze evenementen en feesten voor uiteenlopende opdrachtgevers. We krijgen vaak de vraag wat ons nou zo uniek maakt. We kunnen natuurlijk een mooi standaardpraatje houden, liever laten we het zien. Vandaar dat wij u een kijkje in de keuken van JIJ geven. Aan de hand van een bestaande case - de opening van het nieuwe bedrijfspand van een opdrachtgever in de bulkhandlingsector - nemen we u mee langs een aantal belangrijke stappen die JIJ doorloopt om een geslaagd evenement neer te zetten.

Grondige inventarisatie
Een feest georganiseerd door JIJ begint met een grondige inventarisatie. Bij deze klant zijn we gewoon naar binnen gestapt om de wensen rondom de opening in kaart te brengen. Welke toegevoegde waarde wilt u creëren? Wilt u uw gasten een rondleiding geven? Wilt u dat mensen ontvangen worden door een leuke acteur, gastvrouw of door uw eigen mensen? En welke gedeeltes van het bedrijf wilt u wel en niet laten zien?

Klant: “Ik vind de vergaderruimte zo mooi, daar zou ik graag iets mee doen tijdens het feest.” JIJ: “Dat is een goed idee, maar laat dan wel zien wát er gebeurt. Hebben jullie een mooie maquette of tekeningen van het pand? Of nog beter: een bedrijfsfilm. Mensen moeten met een doel de ruimte betreden.” Klant: “Ik wil dat mensen gelijk zien wie het eerste aanspreekpunt is.” JIJ: “Laten we dan een rondleiding door het hele bedrijf organiseren die bij het eerste aanspreekpunt begint en eindigt bij de ruimte waar het feest is.”

Vragen stellen
Het eerste gesprek bestaat dus vooral uit heel veel vragen stellen. Wat wil de klant van zichzelf laten zien? Hoeveel mensen zijn er aan het werk op de dag van het evenement? Werken de medewerkers gewoon door tijdens de opening? Vragen als deze zijn belangrijk omdat ook het logistieke verhaal moet kloppen. Een bedrijf moet voorafgaand aan de openingsceremonie niet belast worden met extra onderbrekingen van het werken.

JIJ: “Heeft u al gedacht aan de uitnodigingen? Wilt u uw klanten een kaart sturen of een mail?” Klant: “Ik zat te denken aan een mail, maar misschien is een kaart wel een beter idee.” JIJ: “Dat is net even wat persoonlijker.” Klant: “Hoe kunnen we eigenlijk op een makkelijke manier bijhouden wie er wel en niet komen?” JIJ: “Deelnemerregistratie kunt u altijd aan ons uitbesteden. Wij adviseren bedrijven echter altijd om iemand binnen het bedrijf hiervoor verantwoordelijk te maken. Dat straalt meer warmte uit.”

Zo’n eerste gesprek draait volledig om het aanvoelen van de klantwensen. Voor ons geven de antwoorden op al die oriënterende vragen veel informatie over het bedrijf, het laat wat zien over de aard van het bedrijf; is het traditioneel of juist modern. Zo wordt de volgende fase ook overzichtelijker. Aankleding, muziekthema en entertainment kunnen zo makkelijker worden ingevuld.

JIJ: “We kunnen voor een chique thema kiezen, maar u moet zich er wel bewust van zijn wat u daarmee uitstraalt.” Klant: “Ik wil niet dat mijn klanten het ongemakkelijk vinden dat we in tijden als deze een duur feest organiseren. We zijn erg trots op ons mooie nieuwe pand, maar houden het liever wat bescheidener.” JIJ: “Dat snappen wij volkomen. We kunnen ook kiezen voor een middenweg: ingetogen, maar toch feestelijk.”

Rondje door het bedrijf
Zo pellen we langzaam de schil van de ui en kunnen er steeds meer details worden ingevuld. Zijn er kinderen aanwezig tijdens het middag- en/of avondprogramma? Als er kinderen aanwezig zijn, zal er ook iets voor ze moeten worden geregeld. Als de meeste vragen gesteld zijn, vragen we altijd of we zelf een rondje door het bedrijf mogen lopen. We geven advies over plekken die wel en niet opgesteld zouden moeten worden tijdens de opening.

Klant, terwijl we al diverse bedrijfsruimtes hebben doorlopen: “De kantine is een belangrijke plek waar we iedere dag samen komen. Hier willen we het feest zelf houden. JIJ: “Het is inderdaad een mooie ruimte, maar we willen toch nog even verder kijken.” Even later. JIJ: “Deze productieruimte is ideaal. De ruimte is bijna helemaal leeg, dus we kunnen hier alle kanten op. We kunnen hier een mooie combinatie maken van industrieel en moderne aankleding. Bovendien is het hier makkelijker laden en lossen en opbouwen, zonder dat uw medewerkers telkens onderbroken worden.” Klant: “Goed punt, zo had ik het nog niet bekeken.”

Voorstel tot in de kleinste details
Het is belangrijk om de klant in te laten zien dat hij meer ideeën heeft dan hij soms denkt. Door de juiste vraagstelling krijgen we de wensen en ideeën wel op tafel. Als een klant zegt: “Zeggen jullie het maar”, dan draaien we het om. Dan volgen de praktische zaken, waaronder de op- en afbouw. Het feest moet maar één dag duren voor de klant, we willen niet dat het bedrijf dagen last heeft van de op- en afbouw. Binnen twee weken leveren we een 3D-tekening en compleet uitgewerkt voorstel aan. Aan de kleinste details wordt gedacht. Bij deze klant kozen we onder meer voor parkeerwachters (eigen personeel) voor de gasten, een jazz ensemble bij de ontvangst en een acteur die de gasten ontving en rondleidde. De rol van JIJ is die van ‘onzichtbare rechterhand’. Wij willen niet continu aanwezig zijn op de voorgrond, dat kan gestrest overkomen.

Tussen het aannemen van de opdracht en de feestdag proberen we het klantencontact te beperken. Om de simpele reden dat je de klant niet teveel onrust wilt bezorgen. Hij heeft het immers niet voor niets uitbesteed aan een specialist. Als je in het voortraject de juiste vragen hebt gesteld, dan moet je erop vertrouwen dat je het het ook wel weet en niet nog tig vragen willen stellen. Ook geven we altijd de voorkeur aan één aanspreekpunt, ook als we met een heel projectteam werken. In de updates die we af en toe sturen, ziet de klant hoe de zaken ervoor staan.

Altijd evalueren
Dan breekt de dag zelf aan. De opbouw is voor ons het belangrijkste moment van het hele evenement. Dit is het moment dat je de rust binnen een bedrijf kunt bewaken. Daar hechten we bij JIJ veel waarde aan. Na het evenement bellen we altijd voor een evaluatiegesprek. Tijdens deze bewuste opening werd alles al uitvoerig aan het einde van de avond en tijdens de afbouw gesproken. Een officiële evaluatie behoort zeker tot de mogelijkheden, maar het loopt ook zoals het loopt. Dat kan dus ook een informele evaluatie zijn zoals in deze case het geval was.

JIJ: “Zijn jullie tevreden over het verloop van de avond?”Klant: “Zeker, we hebben een fantastische avond gehad. Dat geldt ook voor onze gasten. Het was fijn dat alles tot in de kleinste details was verzorgd, zodat wij er geen omkijken naar hadden.” JIJ: “Dat is fijn om te horen, wij vonden het ook een zeer geslaagde avond. Voor ons was het een mooie uitdaging om echt een totaalbeleving neer te zetten. Willen jullie nog een moment afspreken om bij elkaar te komen voor een uitgebreide evaluatie?” Klant: “Dat lijkt ons niet nodig. Laten we binnenkort een keer bellen om gewoon een bakkie te doen.”